Para la mayoría de las pymes españolas, el software Microsoft básico se reduce a tres piezas. Son una suite ofimática para el trabajo diario, Windows 11 Pro en cada puesto y, si hay plantilla, un servidor con Windows Server. Lo que cambia de un negocio a otro es cómo pagas: licencia perpetua o suscripción.
Si tu equipo trabaja casi siempre en la oficina, la licencia de Office 2024 de pago único para cada PC suele bastar. En los PC nuevos, la base debería ser Windows 11 Pro con BitLocker y Escritorio remoto. Y si dudas entre comprar o suscribirte, mira primero el cálculo a cinco años entre pago único y Microsoft 365.
Aquí tienes qué aporta cada programa, qué kit encaja según el número de personas y qué fechas de soporte debes vigilar este mes.
Qué aplicaciones de Microsoft necesitan los negocios pequeños
Un negocio pequeño necesita, como mínimo, ofimática y un sistema operativo profesional. Lo demás depende de las necesidades de tu empresa: un servidor si compartís archivos, Visio si haces diagramas y Project si llevas proyectos con plazos.
| Necesidad | Programa de Microsoft | Modelo de pago |
|---|---|---|
| Textos, hojas de cálculo, presentaciones y correo | Office 2024 Professional Plus (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access) | Pago único por PC |
| Lo mismo, más nube, Teams y correo propio | Planes Microsoft 365 Empresa | Suscripción por usuario |
| Sistema operativo de cada puesto | Windows 11 Pro | Pago único por PC |
| Carpetas compartidas, usuarios y copias centralizadas | Windows Server 2022 Standard | Por núcleos, más CAL |
| Planos, organigramas y diagramas de red | Visio Professional 2021 | Pago único por PC |
| Diagramas de Gantt y control de recursos | Project Professional 2021 | Pago único por PC |
No hace falta comprarlo todo el primer día. Lo habitual es empezar por la suite y Windows, y sumar el resto cuando el equipo crece.
Word, Excel, Outlook y Access: la base de la oficina
Estas cuatro apps cubren casi todo el trabajo de oficina. Con Word redactas contratos y presupuestos. Con Excel llevas la facturación, la caja y los informes. Outlook gestiona el correo, el calendario y los contactos de cada persona.
OneNote es un bloc de notas multifunción: cubre las necesidades de toma de notas en reuniones y visitas. La edición Professional Plus añade Access, una base de datos sencilla. Un comercio puede llevar en Access su stock y sus pedidos sin pagar un ERP.
La versión 2024 trae mejoras útiles para el día a día. Excel 2024 suma 14 funciones nuevas de texto y matrices, la función IMAGEN y gráficos que se actualizan con matrices dinámicas. Lo detalla la página de novedades de Excel 2024 de Microsoft.
Lo que no trae: Microsoft Copilot ni otras funciones de inteligencia artificial, y tampoco Publisher. Si los quieres, la vía es una suscripción. Para ver las ediciones una al lado de otra, usa la tabla que compara las versiones 2016, 2019, 2021 y 2024.
¿Qué incluye Microsoft 365 para empresas?
Microsoft 365 para empresas incluye las apps de escritorio siempre al día y espacio en OneDrive para cada usuario. Según el plan, suma correo de Exchange con tu dominio y Microsoft Teams. Se paga por usuario, cada mes o cada año. Si dejas de pagar, las apps de escritorio pasan a solo lectura.
La ventaja real es trabajar en la nube. Si tres personas editan a la vez el mismo Excel desde casa, todo se sincroniza a través de OneDrive. El correo electrónico de clase empresarial con tu dominio también da una imagen más seria ante los clientes.
Planes Microsoft 365 Empresa Básico, Estándar y Premium
Microsoft ofrece tres planes para pymes. Elige según las necesidades de tu equipo: dónde trabaja y cuánta protección piden sus datos.
- Empresa Básico: una dirección de correo con tu dominio, Teams, OneDrive y las apps en versión web.
- Empresa Estándar: lo anterior más las apps de escritorio para PC y Mac.
- Empresa Premium: añade funciones de seguridad para la detección de ciberamenazas malintencionadas y la gestión de dispositivos.
Para grandes organizaciones, Microsoft tiene otra gama aparte: los planes Enterprise.
¿Cuánto cuesta Microsoft 365 para empresas?
La cuota es por usuario y depende del plan y de si pagas al mes o al año. Microsoft publica el precio vigente en su web y lo revisa de vez en cuando. Por eso no lo copiamos aquí: compara siempre con la cifra oficial del día.
Para decidir, haz la cuenta a cinco años. Multiplica la cuota anual por el número de usuarios y por cinco. Compáralo con una licencia perpetua por PC, que pagas una sola vez.
¿Es posible obtener Microsoft 365 gratis para un negocio?
No existe un plan gratuito permanente para negocios. Lo que sí es gratis son las versiones web de Word, Excel y PowerPoint con una cuenta personal de Microsoft. Tienen menos funciones y están pensadas para uso personal, no para gestionar varios usuarios con su correo y sus permisos.
Teams y Microsoft Copilot: ¿los necesita tu negocio?
Teams sí suele ser útil si tenéis reuniones en remoto o clientes fuera de la oficina. Microsoft Copilot solo compensa si vais a usar la IA a diario. Ninguno de los dos viene con las licencias de pago único.
Qué ofrece Microsoft 365 Copilot
Microsoft 365 Copilot es un complemento de pago que funciona dentro de Word, Excel, Outlook y Teams. Microsoft Copilot Chat es el chat con IA para consultas e investigación rápida. Microsoft también anuncia agentes y una IA de razonamiento para tareas más largas.
Antes de activarlo, revisa la privacidad: qué datos de clientes podrá leer la IA y quién en tu equipo tiene acceso a ellos.
Pago único o Microsoft 365 Empresa: cómo decidir
Elige pago único si trabajáis sobre todo en la oficina y no necesitáis correo con dominio de Microsoft. Elige suscripción si colaboráis a distancia en los mismos archivos o queréis Copilot. Muchas pymes mezclan las dos opciones según el puesto.
| Criterio | Pago único (2024) | Suscripción Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Forma de pago | Una vez por PC | Cuota por usuario |
| Nuevas funciones | No, solo parches | Sí, de forma continua |
| Parches de seguridad | Hasta octubre de 2029 | Mientras pagues |
| Nube y Teams | No incluidos | Según el plan |
| Microsoft Copilot | No | Como complemento |
| Si dejas de pagar | Sigue funcionando | Solo lectura |
Ejemplo práctico: una asesoría de cuatro personas. Dos trabajan solo en la oficina con Word, Excel y Outlook: el pago único les basta. Las otras dos visitan clientes y comparten archivos: para ellas, la suscripción tiene más sentido. Si la duda es el tipo de licencia, el asistente para elegir licencia según tu uso te guía en pocos pasos.
Windows 11 Pro: el sistema para cada puesto de trabajo
Windows 11 Pro es la edición pensada para trabajar. Frente a Home, añade BitLocker para cifrar el disco, Escritorio remoto como equipo anfitrión, Hyper-V, Windows Sandbox, directivas de grupo y unión a dominio o a Microsoft Entra ID.
BitLocker es la función que más pesa en una pyme. Si roban un portátil con datos de clientes, el disco cifrado no se puede leer sin la clave. El RGPD no nombra BitLocker, pero sí exige medidas técnicas para proteger los datos personales, y el cifrado es una de las más sencillas.
Windows 11 también trae Clipchamp para editar vídeos cortos de producto o de redes sociales, sin pagar otra herramienta.
Antes de comprar, revisa el equipo. Windows 11 pide TPM 2.0, arranque seguro, 4 GB de RAM y 64 GB de disco, según los requisitos oficiales de Windows 11. Si un PC no los cumple, lee qué hacer con un equipo que no admite Windows 11. Y para el paso a paso de la clave, sigue la guía para activar Windows 11 Pro.
Windows Server: cuándo lo necesita una pyme
Windows Server compensa cuando varias personas comparten archivos y quieres controlar quién accede a qué. Centraliza los datos, los usuarios y las copias de seguridad en un solo equipo. Con dos o tres personas, una carpeta en la nube o en un NAS suele bastar.
Para una pyme, la edición habitual es Windows Server 2022 Standard. Permite dos máquinas virtuales por servidor con todos sus núcleos licenciados. Datacenter permite máquinas virtuales ilimitadas, algo que pocas organizaciones de este tamaño necesitan.
Cómo se calcula la licencia por núcleos
Windows Server se licencia por núcleos físicos: mínimo 8 por procesador y 16 por servidor. Además, cada usuario o dispositivo que se conecta necesita una CAL. Así lo explica la guía de licencias por núcleo de Microsoft.
- Cuenta los núcleos físicos de cada procesador del servidor.
- Aplica el mínimo: 8 por procesador y 16 por servidor.
- Ejemplo: 1 procesador de 8 núcleos necesita 16 licencias de núcleo, por el mínimo.
- Ejemplo: 2 procesadores de 12 núcleos necesitan 24 licencias de núcleo.
- Suma una CAL por usuario o por dispositivo que se conecte. Si usáis Escritorio remoto contra el servidor, hacen falta además RDS CAL.
Para una oficina de 5 a 15 empleados, un servidor de un procesador suele ser suficiente. Tienes el detalle en nuestra guía de Windows Server 2022 para pymes y la licencia de Windows Server 2022 Standard para tu servidor.
Visio y Project: solo para quien los usa
Visio y Project no son para toda la plantilla. Cómpralos solo para los puestos que los usan cada semana. Así evitas pagar licencias que nadie abre.
Visio sirve para planos de oficina, organigramas, diagramas de red y mapas de procesos. Es útil en consultoras, ingenierías y estudios de arquitectura. La licencia de Visio Professional 2021 para diagramas técnicos es de pago único; si es tu primer contacto, te ayudará esta guía práctica para crear diagramas con Visio.
Project sirve para planificar tareas con plazos, recursos y ruta crítica en un diagrama de Gantt. Encaja en constructoras, agencias y equipos que entregan proyectos con fechas cerradas. Puedes ver la licencia de Project Professional 2021 para planificar proyectos.
Kit de software para negocios según el tamaño de la empresa
El kit adecuado depende sobre todo del número de personas y de si comparten archivos. Esta tabla resume lo que suele funcionar en cada caso.
| Tamaño | Kit base | Añadir si… |
|---|---|---|
| Autónomo (1 persona) | Suite 2024 + Windows 11 Pro | Quieres correo con dominio: Microsoft 365 Empresa Básico |
| Microempresa (2-5) | Suite y Windows 11 Pro en cada PC | Compartís archivos: OneDrive o un NAS |
| Pequeña empresa (5-20) | Suite y Windows 11 Pro en cada PC + Windows Server 2022 Standard | Hay diagramas o proyectos: Visio o Project en esos puestos |
Una licencia perpetua cubre un solo PC. Para equipar seis ordenadores necesitas seis licencias de la suite y seis de Windows. Lo mismo pasa con las tareas de cada usuario: dimensiona por puesto, no por plantilla.
Fechas de soporte que debes revisar este mes
Varias versiones dejan de recibir parches en octubre de 2026. El programa sigue funcionando después, pero Microsoft deja de publicar parches de seguridad. Si tu empresa maneja datos de clientes, es un riesgo que conviene planificar.
| Producto | Fin del soporte |
|---|---|
| Versión 2024 / LTSC 2024 | Octubre de 2029 |
| Versión 2021, Visio 2021 y Project 2021 | 13 de octubre de 2026 |
| Windows Server 2022 | Estándar: 13 de octubre de 2026; ampliado: 14 de octubre de 2031 |
| Versiones 2019 y 2016 | Terminado el 14 de octubre de 2025 |
| Windows 10 Home y Pro | Terminado el 14 de octubre de 2025 (salvo ESU) |
Las fechas salen del ciclo de vida oficial de la versión 2021 y de las fichas de cada producto en Microsoft Learn. En Windows Server 2022, el soporte ampliado solo trae parches de seguridad, sin funciones nuevas. Si aún usas una versión antigua, lee qué implica seguir con la versión 2019 sin parches.
Cómo comprar y activar las licencias sin errores
Comprar bien es sencillo si sigues un orden. Así evitas claves que no activan o licencias de más.
- Haz una lista de puestos: quién usa qué programa y en qué PC.
- Comprueba que cada PC cumple los requisitos de Windows 11.
- Compra una licencia por PC y pide factura con el NIF de la empresa.
- Activa cada clave en su equipo y anota a qué PC va cada una.
- Guarda los correos con las claves en un buzón común, no en el de un trabajador.
Para la factura, consulta cómo obtener factura con NIF al comprar software. Para instalar la suite, sigue los pasos de instalación de la versión 2024 en cada equipo. Y si te preocupa el origen de las claves, revisa cuándo es legal comprar licencias Microsoft baratas.
SeleccionDigital es un revendedor independiente de licencias Microsoft; no somos partner oficial de Microsoft. La clave llega por e-mail, normalmente en menos de 5 minutos tras el pago, salvo verificación adicional de seguridad. Si no activa, la garantía de 14 días con sustitución o reembolso cubre el caso. Para dudas, el soporte en español es por e-mail (soporte@selecciondigital.es).
Escrito por Redacción SeleccionDigital — actualizado el 8 de octubre de 2026.