¿Alguna vez has tenido un día en el que decides revisar el buzón de tu casa para ver si hay algo importante allí pero, en cambio, encuentras una inundación de correo inútil, folletos y material promocional acostado allí durante siglos.
Y en este montón de papeles no deseados, encuentras esa carta importante que habías estado esperando durante mucho tiempo.
¡Que frustrante!
Bueno, yo tuve una experiencia similar el otro día, pero con mi correo virtual. He estado usando Google Mail desde tiempos inmemoriales. Siempre me ha dado una cómoda experiencia de correo.
Sin embargo, últimamente me siento demasiado cómodo, bastante perezoso con mis correos electrónicos entrantes. Y sucedió que algunos de mis correos electrónicos muy importantes quedaron enterrados bajo un montón de correos electrónicos menos importantes.
Decidí dar el salto de coraje y administrar mi bandeja de entrada al nivel de ‘Bandeja de entrada cero’, de una vez por todas.
En este artículo voy a compartir algunos consejos útiles que he descubierto y otras adiciones que es bueno saber sobre cómo mantener su bandeja de entrada de Gmail sin tener que usar software o complementos adicionales.
¿Qué es ‘Bandeja de entrada cero’?
Para un usuario regular de correo electrónico que envía y recibe docenas (incluso cientos) de correos electrónicos todos los días, la «bandeja de entrada cero» puede sonar tan mítica e irreal como un unicornio o Papá Noel, o un Papá Noel montado en un unicornio.
Sin embargo, para ser más precisos, la «bandeja de entrada cero» no se trata de no tener correos electrónicos, se trata más bien de mantenimiento de su bandeja de entrada a un nivel en el que cada tipo de correo electrónico tiene su lugar y no abarrota la bandeja de entrada principal.
Al igual que millones de otros usuarios de Gmail, solía pensar que es absolutamente natural recibir un correo electrónico y guardarlo en la Bandeja de entrada. Por otro lado, los expertos en productividad dicen que la bandeja de entrada debe usarse para los correos electrónicos más importantes. Todos los demás tipos de correos electrónicos menos importantes deben ir a carpetas asignadas específicamente.
Orígenes
El término ‘bandeja de entrada cero’ fue inicialmente acuñado por el predicador de productividad Merlin Mann, quien dirige un famoso blog de productividad. 43 carpetas. En el año 2007 en Google Tech Talk, Mann hizo una presentación en video de una hora sobre Bandeja de entrada cero.
Su idea básica es administrar su bandeja de entrada a través de una rutina de filtrado de correo electrónico automotivada sin tener que usar ningún complemento o software adicional.
Aunque la idea de Mann proporcionó la base del mantenimiento del correo electrónico, algunos otros expertos se han basado en este concepto y han brindado consejos aún más útiles para lograr una ‘bandeja de entrada cero’.
Consejos útiles para lograr ‘Bandeja de entrada cero’
El tiempo nunca se detiene, y lo mismo ocurre con los correos electrónicos entrantes. Esto es algo que he aprendido a través del tiempo y la experiencia: hacer la vista gorda con los correos electrónicos entrantes no resolverá el problema, sino que lo seguirá molestando.
Por lo tanto, para deshacerse de la distracción causada por la acumulación de correos electrónicos, uno debe trabajar para lograr, o al menos intentar lograr, una «bandeja de entrada cero». Es totalmente comprensible que tomarse un tiempo para algo (aparentemente) tan trivial como la bandeja de entrada de un correo electrónico pueda parecer absurdo, pero seguir los consejos que se mencionan a continuación le brindará algunas maneras fáciles de hacerlo bien.
1. Atrévete a eliminar
Para administrar su bandeja de entrada, debe estar madure en sus decisiones y sea lo suficientemente sabio como para eliminar los correos electrónicos que no quieres. La mayoría de las personas se acercan a los correos electrónicos como su guardarropa en el que guardan algunas prendas obsoletas con la esperanza de que su moda reviva algún día. Para ellos, es mejor estar seguro que estar arruinado por comprar ropa nueva cuando todavía tienes algo que puede funcionar en tu armario.
Del mismo modo, las personas tienden a guardar correos electrónicos absolutamente inútiles con la idea de que algún día querrán volver a ellos. Para esas personas, sugeriría que, aunque es bueno mantener un registro de los correos electrónicos importantes, lo primero que debe hacer es decidir qué no es importante y luego eliminarlo.
2. OOR – Respuesta fuera de la oficina
Lo peor de irse de vacaciones es volver y encontrar cientos de correos electrónicos pendientes en tu bandeja de entrada. Para evitar que estas personas hagan todo tipo de cosas, incluyendo, un control regular de los correos electrónicos durante las vacaciones.
Lo que probablemente no sepan es que existe una función especial de respuesta fuera de la oficina (OOR) en casi todos los proveedores de servicios de correo electrónico, incluido Gmail.
Todo lo que tienen que hacer es escribir un correo electrónico genérico diciendo que está de vacaciones y responderá a todos los correos electrónicos una vez que regrese, y luego establecer una respuesta automática a todos los correos electrónicos entrantes. De esta manera, cuando regrese, habrá menos problemas con los que lidiar en su bandeja de entrada.
3. Limpieza de operación semanal
Si está demasiado ocupado durante la semana para responder y filtrar los correos electrónicos que se reciben, salir unas horas una vez a la semana para limpiar su bandeja de entrada y reducirla a cero.
No es necesario establecer una hora y tomar una habitación tranquila para hacerlo. Puede limpiar su bandeja de entrada mientras viaja en tren o autobús cuando está sentado y esperando a alguien, o incluso mientras hace cola para tomar un café. Si tienes tiempo para jugar o chatear con un amigo, también tienes tiempo para borrar algunos correos electrónicos.
4. Filtros y Etiquetas
Gmail tiene esta función especial para filtros y etiquetas que le brinda la mejor solución para organizar sus correos electrónicos entrantes. Usted puede crear diferentes filtros para diferentes tipos de correos electrónicos sobre la base de los remitentes, el asunto o incluso las palabras clave. También puede personalizar los filtros con instrucciones adicionales como «Omitir la bandeja de entrada» o «Eliminar» cuando los reciba.
De esta manera puede archivar su correos electrónicos bajo diferentes etiquetas donde se guardan para el mantenimiento de registros. Esta característica es como mover algo a un archivador para su custodia, en lugar de tirarlo a la basura.
También puede categorizar las etiquetas según su naturaleza como Leer, Hacer o Responderetc. facilitarle la priorización de sus respuestas de correo electrónico.
5. Darse de baja de las notificaciones no deseadas y silenciadas
Los boletines electrónicos también son una de las cosas más desordenadas que podrían acumularse en su bandeja de entrada y hacer que sus correos electrónicos importantes sean ignorados. Puede usar administradores como Unroll.me o si no desea recibir boletines electrónicos o material promocional de una empresa, servicio o sitio web de redes sociales, entonces darse de baja de él.
Todos los boletines, folletos, etc. tienen una opción de «cancelar suscripción» en la parte inferior del correo electrónico, y todo lo que tiene que hacer es hacer clic en él para deshacerse de él.
Del mismo modo, todos los sitios web de redes sociales como Twitter, LinkedIn, Facebook o StumbleUpon, etc. Opción ‘Cambiar configuración de correo electrónico’ o la función ‘Silenciar’ en la parte inferior que puede brindarle una solución de un solo clic para administrar la acumulación de correo electrónico causada por sus notificaciones de correo electrónico.
Conclusión
No importa a qué ámbitos de la vida pertenezcamos, los correos electrónicos se han convertido en una parte importante de nuestra comunicación diaria. Sin embargo, con esta bendición también surgen algunas complicaciones, y una de ellas es una bandeja de entrada inundada. Sin embargo, esto puede parecer un problema bastante trivial al observar cientos de correos electrónicos no leídos. causa frustración y distracción que afecta su productividad diaria.
Diferentes personas tienen diferentes enfoques, por lo tanto, no hay patrones establecidos para administrar su bandeja de entrada, y tampoco es lograr «cero bandeja de entrada» una cosa de una sola vez. Depende totalmente de usted hacer un esfuerzo de vez en cuando y mantener una bandeja de entrada bien administrada.